Sử dụng AI Gemini vào công việc

Bạn có bao giờ cảm thấy những công việc hiện tại cần quá nhiều công đoạn trong khi bản thân phải di chuyển nhiều, đồng thời thực hiện nhiều công việc cùng một lúc? Hãy sử dụng Gemini for Google Workspace, trợ lý AI mạnh mẽ giúp bạn tối ưu hóa cách làm việc. Nhưng để thực sự phát huy hết tiềm năng của nó, điều then chốt là phải thành thạo nghệ thuật đặt câu lệnh (prompt). Hướng dẫn viết Prompt trong Gemini for Google Workspace để đạt được hiệu quả tối đa trong công việc. Khám phá ngay.

Một số tính năng trong Gemini for Google Workspace

Như trợ lý AI thông minh hỗ trợ bạn trong toàn bộ tác vụ với Google Workspace, Gemini giúp tinh gọn quy trình làm việc và tăng năng suất với bộ tính năng trí tuệ nhân tạo (AI) sáng tạo. Hãy cùng khám phá chi tiết các khả năng đặc biệt của Gemini trong từng ứng dụng:

Gemini in Docs: Giải phóng khả năng sáng tạo nội dung

– Cỗ máy sáng tạo nội dung:  Bạn đang cần một trợ lý viết nội dung hấp dẫn mà không tốn quá nhiều thời gian? Gemini là đối tác brainstorm lý tưởng của bạn. Bạn chỉ cần cung cấp cho Gemini các từ khóa hoặc một câu lệnh mở đầu, Gemini có thể tạo ra các định dạng văn bản sáng tạo như thơ, đoạn trích mã code, kịch bản, tác phẩm âm nhạc và thậm chí cả tài liệu kinh doanh với nhiều phong cách và giọng điệu khác nhau. 

– Nghiên cứu, phân tích tài liệu: Gemini đơn giản hóa quá trình kiểm tra và nghiên cứu thông tin bằng cách mô hình AI mạnh mẽ. Chỉ cần cung cấp một chủ đề hoặc một câu ý kiến của luận văn, Gemini sẽ tìm kiếm trên web các bài báo, dữ liệu và trích dẫn đáng tin cậy để hỗ trợ lập luận.

Gemini in Sheets: Phân tích, trực quan hóa dữ liệu

– Phân tích dữ liệu: Cụ thể, Gemini xác định các xu hướng và mẫu hình, đồng thời đề xuất các biểu đồ và đồ họa phù hợp để trực quan hóa hiệu quả các kết quả. Bạn đang cần dọn dẹp các tập dữ liệu lộn xộn? Gemini có thể đề xuất các phương pháp làm gọn dữ liệu và thậm chí viết các công thức để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu.

– Trực quan hóa dữ liệu chuyên nghiệp: Gemini thậm chí có thể đề xuất các cách sáng tạo để trình bày thông tin của bạn, chẳng hạn như tạo ra các infographic hoặc bảng phân tích dữ liệu, để mang đến trải nghiệm hấp dẫn hơn cho người xem.

Gemini in Gmail: Trợ lý Soạn email

Giờ đây, bạn sẽ không cần phải nghĩ ngợi quá nhiều về hình thức hay giọng điệu viết email như thế nào cho phù hợp với tình huống và đối tượng cụ thể. Gemini hoạt động như trợ lý viết email mạnh mẽ, cụ thể về mục đích và người nhận email, Gemini có thể tạo lời chào được cá nhân hóa, soạn thảo nội dung email ngắn gọn và rõ ràng dựa trên giọng điệu mong muốn của bạn, và thậm chí đề xuất các phản hồi email hoàn chỉnh, tất cả đều dựa theo phong cách viết mà bạn đặt câu lệnh.

Gemini in Slides: Thiết kế bài thuyết trình sinh động, hấp dẫn

Việc tạo ra các bài thuyết trình hấp dẫn về mặt hình ảnh và nội dung sẽ khiến bạn phải suy nghĩ mất nhiều thời gian. Giờ đây bạn không cần lo lắng về điều này nữa, Gemini for Google Workspace sẽ đơn giản hóa quá trình này. Bạn chỉ cần đặt prompt cung cấp mô tả hình ảnh, chủ đề hoặc dàn ý, Gemini có thể tạo ra các bố cục slide cùng hình ảnh sáng tạo, vừa đẹp mắt về mặt thẩm mỹ vừa có bố cục nội dung đầy đủ.

Gemini in Meet: Nâng cao hiệu quả cộng tác

Với tính năng này, Gemini for Google Workspace đảm bảo các cuộc họp của bạn diễn ra hiệu quả và năng suất. Gemini hoạt động như một trợ lý ghi chú AI ghi lại các điểm chính, tóm tắt các cuộc thảo luận theo thời gian thực và tự động tạo các mục hành động để mọi người cùng nắm được nội dung. Điều này giúp bạn tập trung vào cuộc trò chuyện và thúc đẩy khả năng cộng tác, kết nối với mọi người.

Hướng dẫn cách viết Prompt trong Gemini for Google Workspace

Hướng dẫn tổng quát cách viết Prompt trong Gemini for Google Workspace

Để mang lại kết quả tốt nhất trong các ứng dụng Google Workspace, Gemini cần những Prompts (câu lệnh) rõ ràng và súc tích. Dưới đây là hướng dẫn tổng quát để tạo ra các yêu cầu hiệu quả và khai thác hết tiềm năng của Gemini:

1. Sử dụng Ngôn Ngữ Tự Nhiên

Bỏ qua các mệnh lệnh máy móc và thuật ngữ kỹ thuật. Nói chuyện với Gemini như bạn đang nói chuyện với đồng nghiệp. Khung yêu cầu của bạn dưới dạng câu hỏi hoặc mô tả về những gì bạn muốn Gemini đạt được.

Có bốn yếu tố chính để xem xét nhằm viết ngôn ngữ prompts hiệu quả trong Gemini for Google Workspace. Bạn không cần phải đưa vào cả 4 yếu tố này nhưng nếu có thể, thì bạn hãy sử dụng một vài yếu tố trong số đó.

• Mô tả người (Persona)

• Nhiệm vụ (Task)

• Bối cảnh (Context)

• Định dạng (Format)

Dưới đây là ví dụ về câu lệnh khi sử dụng cả bốn yếu tố trên:

Tôi là Trưởng phòng Quản lý sản phẩm. Hãy soạn thảo một email tóm tắt quá trình phân phối sản phẩm tới [người cụ thể] dựa trên [chi tiết về tài liệu có liên quan]. Viết theo dạng thêm các dấu gạch đầu dòng khi nói về quá trình.

Trong ví dụ trên, chúng ta thấy được câu lệnh đã hội tụ đủ 4 yếu tố chi tiết để mô hình AI Gemini có thể đọc được và xử lý yêu cầu cụ thể, chính xác. Như vậy, bạn sẽ không phải thất vọng vì kết quả không được như mong đợi.

2. Cần viết bối cảnh cụ thể

Nêu ngắn gọn các chi tiết liên quan như mục tiêu dự án, đối tượng mục tiêu hoặc phong cách cụ thể mà bạn thích.

*Ví dụ (thiếu bối cảnh):

Tóm tắt tài liệu này.

*Ví dụ (có bối cảnh):

Tài liệu này nêu bật các tính năng chính của chiến dịch truyền thông xã hội mới của chúng tôi. Bạn có thể tóm tắt các điểm chính cho bài thuyết trình trước nhóm marketing không?

Ở ví dụ trên, bối cảnh chính là nêu lên tài liệu này đã nói về điều gì để Gemini có thể phân tích kỹ hơn nhằm thực hiện câu lệnh nhiệm vụ ở sau đó.

3. Tận dụng từ khóa chính

Bạn cần xác định đâu là từ khóa chính liên quan đến mục tiêu, mong muốn trong yêu cầu của bạn khi đặt câu lệnh với Gemini for Google Workspace. Điều này giúp tinh chỉnh sự hiểu biết của AI và định hướng nó đến thông tin bạn cần.

*Ví dụ (chung chung):

Viết một bài đăng trên blog.

*Ví dụ (có từ khóa):

Tôi muốn tạo bài đăng trên blog về những lợi ích của việc sử dụng giải pháp lưu trữ đám mây cho các doanh nghiệp nhỏ. Bạn có thể giúp tôi viết phần giới thiệu và một số điểm chính không?

Ở ví dụ này, ngoài việc nêu yêu cầu, chúng ta thấy rằng từ khóa chính là lợi ích sử dụng giải pháp lưu trữ đám mây. Sau đó chính là phần nhiệm vụ “viết phần giới thiệu và một số điểm chính” của bài đăng có từ khóa đó. Đó chính là sự rõ ràng cần thiết giúp Gemini hiểu rõ hơn vấn đề. 

4. Chia nhỏ các câu lệnh phức tạp

Đối với các yêu cầu phức tạp, hãy cân nhắc chia chúng thành các yêu cầu nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Điều này cho phép tập trung hơn và mang lại kết quả tốt hơn từ Gemini.

*Ví dụ (phức tạp):

Tạo báo cáo tài chính với phân tích dữ liệu và biểu đồ.

*Ví dụ (được chia nhỏ):

– Prompt 1:

Bạn có thể giúp tôi phân tích dữ liệu bán hàng trong quý vừa qua không? Xác định bất kỳ xu hướng hoặc mẫu hình nào.

– Prompt 2:

Dựa trên phân tích, bạn có thể tạo biểu đồ để trực quan hóa hiệu suất bán hàng không?*

– Prompt 3:

Cuối cùng, tôi muốn bạn soạn thảo một báo cáo ngắn gọn tóm tắt các thông tin tài chính chính.

5. Tinh chỉnh và Lặp lại chi tiết

Yêu cầu ban đầu có thể sẽ chưa đem lại kết quả như bạn mong muốn. Đừng ngại tinh chỉnh yêu cầu của bạn dựa trên phản hồi của Gemini. Cung cấp thêm chi tiết hoặc diễn đạt lại yêu cầu của bạn để phù hợp hơn với nhu cầu cụ thể.

*Lưu ý: Bằng cách tuân theo các hướng dẫn này và nuôi dưỡng cách tiếp cận tự nhiên, trò chuyện, bạn sẽ khai thác được hết tiềm năng của trí tuệ nhân tạo sáng tạo của Gemini for Google Workspace.

Hướng dẫn viết Prompt trong Gemini for Google Workspace cho từng vị trí, phòng ban

Trước hết, bạn cần đọc lại hướng dẫn tổng quát một lần nữa để hiểu cấu trúc của Prompt sẽ bao gồm những yếu tố nào, từ đó áp dụng được vào những trường hợp cụ thể. Đối với những vị trí cụ thể của từng phòng ban doanh nghiệp, câu lệnh cũng sẽ dựa vào cấu trúc đó. Tuy nhiên, GCS Vietnam sẽ dẫn ra từng trường hợp cụ thể đi kèm với ví dụ để bạn có thể hiểu thêm về cách đặt câu lệnh.

Cách viết Prompt trong Quản lý dự án (Project Manager)

Trong khi phần mềm quản lý dự án truyền thống phụ thuộc vào việc nhập dữ liệu và điều hướng thủ công, các công cụ tích hợp trợ lý AI như Gemini có thể tinh gọn quy trình làm việc của bạn thông qua các lời nhắc (prompt). Về cơ bản, đây là những hướng dẫn bạn cung cấp cho Gemini để tự động hóa tác vụ hoặc tạo nội dung liên quan đến dự án của mình. Sau đây là hướng dẫn chi tiết về cách viết lời nhắc hiệu quả để quản lý dự án với Gemini:

• Xác định mục tiêu

Bước đầu tiên là xác định kết quả mong muốn. Ví dụ: tạo báo cáo, lên lịch họp, lập danh sách việc cần làm hay brainstorming ý tưởng? Giữ mục tiêu rõ ràng trong đầu sẽ giúp bạn xây dựng một lời nhắc ngắn gọn và tập trung.

• Cung cấp bối cảnh

Hiểu rõ bối cảnh là điều cần thiết cho Gemini. Hãy đề cập ngắn gọn tên dự án, các bên liên quan, thời hạn và bất kỳ chi tiết nào khác có thể ảnh hưởng đến kết quả mong muốn. Thông tin bổ sung này cho phép Gemini điều chỉnh phản hồi theo các nhu cầu cụ thể của dự án bạn.

• Sử dụng động từ hành động

Bắt đầu lời nhắc của bạn bằng động từ hành động để truyền đạt rõ ràng nhiệm vụ bạn muốn Gemini thực hiện. Ví dụ như “tạo”, “lập”, “liệt kê”, “tóm tắt”, “soạn thảo” hoặc “lên lịch”.

• Cụ thể:

Lời nhắc càng cụ thể, phản hồi của Gemini càng chính xác và hữu ích. Bao gồm các chi tiết như ngày, giờ, tên hoặc định dạng báo cáo cụ thể để hướng dẫn Gemini đến kết quả mong muốn.

• Ví dụ về Prompt Quản lý dự án

“Tạo báo cáo tình trạng hàng tuần cho dự án ‘Chiến dịch Marketing’, nêu bật những thành tích then chốt và các cột mốc sắp tới.” (gemini.google.com)

“Lập danh sách việc cần làm cho cuộc họp ‘Ra mắt Sản phẩm’ vào ngày 1 tháng 5, phân công nhiệm vụ cho các thành viên nhóm liên quan.” (gemini.google.com)

“Soạn email cho John Smith yêu cầu cập nhật về ‘Đánh giá Thiết kế’ trước thứ Sáu.” (Gemini in Gmail)

“Tóm tắt những nội dung chính từ ‘Cuộc họp Khách hàng’ vào ngày 15 tháng 3.” (Gemini in Docs)

Cách viết Prompt trong Quản lý nhân sự (Human Resources)

Những ngày tháng lặp lại các tác vụ và giấy tờ HR vô tận đã qua đi. Các công cụ như Gemini, với trợ lý AI tích hợp, có thể tinh gọn quy trình làm việc của bạn thông qua các lời nhắc (prompt). Về cơ bản, đây là những hướng dẫn bạn cung cấp cho Gemini để tự động hóa tác vụ hoặc tạo nội dung dành riêng cho các chức năng nhân sự. Sau đây là hướng dẫn chi tiết về cách viết lời nhắc hiệu quả để quản lý nhân sự với Gemini for Google Workspace:

• Xác định mục tiêu

Bắt đầu bằng cách xác định kết quả mong muốn của bạn. Ví dụ:

• Soạn thảo mô tả công việc?

• Tạo đánh giá hiệu suất?

• Liệt kê các câu hỏi phỏng vấn?

• Tóm tắt kết quả khảo sát nhân viên?

Mục tiêu rõ ràng giúp bạn xây dựng một lời nhắc ngắn gọn và tập trung cho Gemini.

• Cung cấp bối cảnh

Là một người quản lý nhân sự viết Prompt cho Gemini, bạn có thể đề cập ngắn gọn các chi tiết như chức danh công việc, tên nhân viên, phòng ban hoặc các câu hỏi khảo sát cụ thể. Thông tin bổ sung này cho phép Gemini điều chỉnh phản hồi theo các nhu cầu nhân sự cụ thể của bạn.

• Chi tiết hóa

Prompt cụ thể cho bộ phận Quản lý Nhân sự gồm các chi tiết như kỹ năng, trình độ kinh nghiệm (đối với mô tả công việc) hoặc các lĩnh vực cần tập trung (đối với đánh giá hiệu suất).

• Ví dụ về Prompt Quản lý Nhân sự (HR)

“Tạo mô tả công việc cho vị trí ‘Kỹ sư Phần mềm’ yêu cầu kỹ năng Java và Python vững chắc.” (gemini.google.com)

“Soạn đánh giá hiệu suất cho ‘Sarah Jones’ thuộc ‘Phòng Marketing,’ tập trung vào các phẩm chất lãnh đạo của cô ấy.” (Gemini in Docs)

“Liệt kê 10 câu hỏi phỏng vấn theo tình huống để đánh giá kỹ năng giải quyết vấn đề của ứng viên.” (gemini.google.com)

“Tóm tắt các chủ đề chính từ cuộc khảo sát nhân viên gần đây về ‘Văn hóa Nơi Làm việc.'” (Gemini in Docs)

Bằng cách nắm vững hướng dẫn viết Prompt trong Gemini for Google Workspace, bạn có thể tận dụng sức mạnh của Gemini trong các công cụ quản lý nhân sự của mình. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm khối lượng công việc và mang lại quy trình nhân sự hiệu quả hơn.

Cách viết Prompt trong Điều hành doanh nghiệp (Executives and Entrepreneurs)

Giám đốc điều hành và doanh nhân thường đảm nhiệm nhiều vai trò, liên tục xoay xở giữa chiến lược, phân tích và ra quyết định. Các công cụ như Gemini, với khả năng AI, có thể là bước ngoặt cho việc tinh gọn hoạt động kinh doanh thông qua các câu lệnh(prompt). Sau đây là hướng dẫn viết prompt trong Gemini for Google Workspace cho hoạt động kinh doanh với Gemini:

• Xác định mục tiêu

Bắt đầu bằng cách xác định mục tiêu khi bạn cần Gemini trong việc xử lý các công việc điều hành doanh nghiệp. Ví dụ:

• Phân tích xu hướng bán hàng và xác định cơ hội tăng trưởng?

• Dự báo hiệu suất tài chính và xác định các rủi ro tiềm ẩn?

• Tối ưu hóa phân bổ nguồn lực để đạt hiệu quả tối đa?

• Tạo báo cáo cho các cuộc họp với bên liên quan?

Nhờ đó, bạn có thể tạo được Prompt rõ ràng để Gemini thực hiện theo và đạt được kết quả chính xác.

• Cung cấp bối cảnh kinh doanh

Bối cảnh là yếu tố then chốt cho kết quả chính xác. Hãy đề cập ngắn gọn các chi tiết liên quan như ngành nghề, thị trường mục tiêu, quy mô công ty hoặc các mục tiêu cụ thể. Thông tin nền tảng này cho phép Gemini điều chỉnh phản hồi theo bối cảnh kinh doanh riêng biệt của doanh nghiệp. 

• Sử dụng Ngôn ngữ dựa trên Dữ liệu:

Hoạt động kinh doanh phụ thuộc nhiều vào dữ liệu. Khi xây dựng lời nhắc của bạn, hãy bao gồm các số liệu, chỉ số hoặc điểm dữ liệu liên quan. Ví dụ, thay vì nói “phân tích xu hướng bán hàng”, bạn có thể nói “phân tích dữ liệu bán hàng trong năm qua, nêu bật các lĩnh vực tăng trưởng chính và thị trường tiềm năng để mở rộng.”

• Chi tiết hóa

Tính chi tiết sẽ mang lại độ chính xác cao trong phản hồi của Gemini. Bao gồm các chi tiết như khung thời gian mong muốn, tùy chọn hiển thị dữ liệu (biểu đồ, đồ họa) hoặc định dạng báo cáo cụ thể. Điều này đảm bảo Gemini tạo ra các đầu ra đáp ứng trực tiếp nhu cầu của bạn.

• Điều chỉnh Prompt theo vai trò

Giám đốc điều hành và doanh nhân có thể có những ưu tiên khác nhau. Giám đốc điều hành có thể tập trung vào các câu lệnh chiến lược cấp cao như “xác định các thương vụ mua bán tiềm năng để mở rộng thị phần”. 

Doanh nhân có thể tập trung vào các nhiệm vụ vận hành như “tạo lộ trình dự án để ra mắt dòng sản phẩm mới”.

• Ví dụ về câu lệnh hiệu quả

Giám đốc điều hành: “Tạo báo cáo dự báo tài chính cho năm tài chính tới, tính đến những biến động kinh tế tiềm năng và bao gồm các chiến lược giảm thiểu rủi ro.” (Gemini in Sheets)

Doanh nhân: “Phân tích dữ liệu lưu lượng truy cập trang web trong quý trước, xác định đặc điểm dân số người dùng và tối ưu hóa trang đích để có tỷ lệ chuyển đổi cao hơn.” (Gemini in Sheets)

Bằng cách nắm vững nghệ thuật viết Prompt, bạn có thể tận dụng sức mạnh của Gemini trong các công cụ hoạt động kinh doanh của mình. Điều này giúp đưa ra quyết định tốt hơn, cải thiện hiệu quả và mang lại những thông tin giá trị thúc đẩy doanh nghiệp của bạn phát triển hơn nữa.

Cách viết Prompt trong Online Marketing

Thế giới marketing online luôn thay đổi, đòi hỏi việc tạo nội dung và tối ưu hóa chiến dịch liên tục. Các công cụ như Gemini, với khả năng AI vượt trội, có thể trở thành vũ khí bí mật của bạn. Sau đây là hướng dẫn chi tiết về cách viết lời nhắc hiệu quả để thành công trong marketing online với Gemini:

• Xác định mục tiêu

Tương tự như hướng dẫn viết Prompt cho các phòng ban ở trên, chúng ta sẽ bắt đầu với việc xác định mục tiêu câu lệnh:

• Tạo các bài đăng mạng xã hội hấp dẫn để tăng tương tác?

• Soạn thảo nội dung quảng cáo thuyết phục cho các chiến dịch nhắm mục tiêu?

• Tối ưu hóa nội dung trang web để có thứ hạng cao hơn trên công cụ tìm kiếm (SEO)?

• Phát triển các chiến dịch email marketing để nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng?

Mục tiêu rõ ràng giúp bạn xây dựng một lời nhắc tập trung cho Gemini.

• Cung cấp bối cảnh đối tượng, thị trường

Hiểu rõ đối tượng mục tiêu là điều quan trọng. Hãy đề cập ngắn gọn các chi tiết như nhân khẩu học, sở thích, điểm yếu hoặc nền tảng ưa thích. Bối cảnh này cho phép Gemini điều chỉnh phản hồi để phù hợp với đối tượng cũng như đề xuất các chiến lược cụ thể cho kế hoạch Marketing online.

• Sử dụng Động từ Hành động

Bắt đầu lời nhắc của bạn bằng động từ hành động truyền đạt rõ ràng nhiệm vụ bạn muốn Gemini thực hiện. Ví dụ như “tạo”, “soạn thảo”, “chế tác”, “tối ưu hóa”, “phát triển” hoặc “phân tích”.

• Chi tiết hóa

Tính chi tiết sẽ đem đến cho bạn những kết quả chính xác, đúng như yêu cầu của bộ phận Marketing. Bao gồm các chi tiết như từ khóa mục tiêu để tối ưu hóa SEO, các nền tảng truyền thông xã hội cụ thể để tạo nội dung hoặc mục tiêu chiến dịch mong muốn (ví dụ như nhận biết thương hiệu, tạo khách hàng tiềm năng).

• Ví dụ Prompt hiệu quả trong Marketing Online

“Tạo 5 bài đăng Instagram hấp dẫn quảng bá ứng dụng thể dục mới của chúng tôi, nhắm mục tiêu đến thế hệ Y quan tâm đến lối sống lành mạnh.” (gemini.google.com)

“Soạn thảo nội dung quảng cáo hấp dẫn cho chiến dịch Facebook quảng bá chương trình giảm giá mùa hè của chúng tôi, nêu bật các ưu đãi giảm giá và miễn phí vận chuyển.” (Gemini in Docs)

“Tối ưu hóa mô tả sản phẩm cho trang ‘Tai nghe không dây’ của chúng tôi, sử dụng các từ khóa mục tiêu ‘chống ồn’ và ‘chất lượng âm thanh vượt trội.” (Gemini in Docs)

“Phát triển một chiến dịch email nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng đã tải xuống ebook của chúng tôi về ‘Xu hướng Marketing Truyền thông Xã hội.” (gemini.google.com)

Cách viết Prompt trong dịch vụ khách hàng (Customer Service)

Lĩnh vực dịch vụ khách hàng luôn năng động, đòi hỏi phản hồi nhanh chóng và giải pháp cá nhân hóa. Các công cụ như Gemini, với khả năng AI vượt trội, có thể trở thành vũ khí bí mật của bạn. Bằng cách tận dụng lời nhắc (prompt), bạn có thể hướng dẫn Gemini tự động hóa các tác vụ hoặc tạo nội dung phù hợp với các nhu cầu dịch vụ khách hàng của mình. Sau đây là hướng dẫn chi tiết về cách viết lời nhắc hiệu quả để đạt được dịch vụ khách hàng tuyệt vời với Gemini:

• Xác định mục tiêu

Các mục tiêu khi một người quản lý hoặc nhân viên bộ phận Chăm sóc khách hàng sẽ hỏi có thể là:

• Tạo các phản hồi được cá nhân hóa cho các câu hỏi thường gặp (FAQ)?

• Soạn thảo các email cảm thông để trả lời khiếu nại của khách hàng?

• Tóm tắt các chi tiết kỹ thuật phức tạp cho bài viết trong cơ sở tri thức?

• Phát triển kịch bản để xử lý các câu hỏi thường gặp của khách hàng qua chat.

Từ những mục tiêu này, bạn có thể tạo được câu lệnh đầy đủ các yếu tố cơ bản để Gemini hiểu và đưa ra kết quả chính xác.

• Cung cấp bối cảnh Khách hàng:

Hiểu tình huống của khách hàng là điều quan trọng. Hãy đề cập ngắn gọn các chi tiết như bản chất của yêu cầu (ví dụ: sự cố về sản phẩm, câu hỏi về thanh toán), cảm xúc của khách hàng (bực bội, bối rối) và bất kỳ lịch sử liên quan nào (các tương tác trước đó). Bối cảnh này cho phép Gemini cá nhân hóa phản hồi của mình và đáp ứng các nhu cầu riêng biệt của khách hàng.

• Sử dụng sự đồng cảm và chuyên nghiệp

Các tương tác dịch vụ khách hàng phụ thuộc vào sự đồng cảm và tính chuyên nghiệp. Trong khi tạo lời nhắc của bạn, hãy sử dụng ngôn ngữ thể hiện sự thấu hiểu và tôn trọng. Tránh các câu trả lời máy móc hoặc chung chung. Gemini có thể chuyển đổi ý định của bạn thành giao tiếp lấy khách hàng làm trung tâm.

• Chi tiết hóa

Bạn có thể làm cụ thể hơn câu lệnh bao gồm các thông tin sản phẩm liên quan (số model, thông báo lỗi), các vấn đề cụ thể của khách hàng hoặc định dạng phản hồi mong muốn (dấu đầu dòng, danh sách được đánh số). Bạn càng chi tiết, phản hồi của Gemini càng có mục tiêu và hữu ích hơn.

• Ví dụ về Prompt trong Dịch vụ chăm sóc khách hàng

“Tạo một email phản hồi được cá nhân hóa cho khách hàng thất vọng vì đơn hàng bị trễ, đồng cảm với tình huống của họ và cung cấp giải pháp với mã giảm giá.” (Gemini in Gmail)

“Soạn thảo một bài viết tài liệu tóm tắt các bước khắc phục sự cố cho ‘Sự cố kết nối Wi-Fi’ trên mẫu router mới nhất của chúng tôi, sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và đơn giản, ngắn gọn” (Gemini in Docs)

“Phát triển một kịch bản chat để xử lý các yêu cầu về đổi trả sản phẩm, bao gồm hướng dẫn rõ ràng về quy trình đổi trả và thời gian xử lý dự kiến.” (gemini.google.com)

Lưu ý khi viết prompt trong Gemini for Google Workspace

Để tận dụng tối đa sức mạnh của Gemini trong Google Workspace, hãy ghi nhớ những lưu ý quan trọng sau:

1. Tham khảo tài liệu và ví dụ

Nhiều ứng dụng trong Google Workspace cung cấp tài liệu và ví dụ về cách viết lời nhắc cho Gemini. Tham khảo các tài liệu này để học các kỹ thuật hữu ích và cải thiện kỹ năng viết lời nhắc của bạn.

2. Kiểm tra Chính tả

Kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi lời nhắc cho Gemini. Lỗi chính tả có thể khiến Gemini hiểu sai ý định của bạn và cung cấp phản hồi không chính xác.

3. Kiên nhẫn và thử nghiệm

Hãy kiên nhẫn khi học cách sử dụng Gemini. Thử nghiệm với các loại lời nhắc khác nhau để xem điều gì hiệu quả nhất cho bạn. Gemini là một công cụ mạnh mẽ, nhưng nó hoạt động tốt nhất khi bạn hiểu cách giao tiếp với nó hiệu quả.

4. Luôn cập nhật

Gemini được cập nhật thường xuyên với các tính năng mới và cải tiến. Hãy theo dõi các bản cập nhật mới nhất để tận dụng tối đa khả năng của công cụ này.

5. Chi tiết nhưng không phức tạp

Như đã nói ở trên, câu lệnh cần đủ từ 2-3 yếu tố trong số 4 yếu tố sau: mô tả người, nhiệm vụ, bối cảnh, định dạng dữ liệu. Chỉ cần theo những yếu tố này, câu lệnh của bạn sẽ đủ để Gemini có thể hiểu mà không bị phức tạp, gây nhầm lẫn kết quả cũng như phải thực hiện nhiều câu lệnh khác.

6. Trò chuyện với Gemini như đồng nghiệp

Khi mới làm quen với Gemini for Google Workspace, nhiều người sẽ không biết phải mở đầu cuộc đối thoại như thế nào và nối tiếp ra sao để có được kết quả phản hồi như mong muốn. Tuy nhiên bạn không cần phải quá lo lắng về vấn đề này bởi khi bạn viết những câu lệnh có liên quan tiếp nối nhau, Gemini sẽ tự động hiểu đó là cùng một nội dung và phải thêm hoặc chỉnh sửa theo đúng ý của bạn. Mẹo là hãy thoải mái như khi bạn trò chuyện với bạn bè.

Một số câu hỏi thường gặp khi viết prompt trong Gemini for Google Workspace

1. Prompt nên có độ dài như thế nào?

Dựa trên những gì GCS Vietnam đã tìm hiểu được trong Workspace Labs, những câu lệnh thành công nhất có trung bình khoảng 21 từ.

2. Tôi có thể sử dụng biểu tượng cảm xúc hoặc ngôn ngữ thân mật trong Prompt của mình không?

Mặc dù Gemini có thể hiểu được cảm xúc đằng sau một số biểu tượng cảm xúc, nhưng nhìn chung sẽ an toàn hơn nếu sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp để có độ chính xác tối ưu. 

3. Điều gì xảy ra nếu tôi mắc lỗi trong lời nhắc của mình?

Đừng lo lắng, bạn hoàn toàn có thể xảy ra lỗi chính tả và ngữ pháp! Nếu xảy ra sai sót, bạn luôn có thể sửa lại lời nhắc và gửi lại cho Gemini.

4. Tôi nên cụ thể hóa từ khóa của mình như thế nào?

Từ khóa của bạn càng chính xác thì Gemini càng có thể hiểu ý định của bạn tốt hơn. Bao gồm các điểm dữ liệu, số liệu hoặc định dạng mong muốn có liên quan (ví dụ: biểu đồ, bảng) để hướng Gemini đến kết quả chính xác mà bạn hình dung.

5. Tôi có thể sử dụng Gemini cho các công việc cá nhân riêng trong Google Workspace không?

Có. Có thể bạn đã hiểu Gemini chỉ được thiết kế chủ yếu cho các nhiệm vụ liên quan đến công việc nhưng bạn chắc chắn có thể khám phá các khả năng của nó cho mục đích sử dụng cá nhân trong các ứng dụng Google Workspace của mình.